# Usuários externos

Nesta página, você pode **criar acessos exclusivos para pessoas de fora da empresa**, como contadores, escritórios de advocacia ou setor financeiro terceirizado.

Esses usuários externos terão **permissão controlada** para visualizar apenas os documentos de colaboradores e/ou postos de trabalho que você definir.

Assim, é possível compartilhar informações importantes de forma **segura, prática e sem necessidade de envio manual de arquivos**.

### Como cadastrar um Usuário Externo? 

1.  Acesse:  **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Usuários Externos**

<figure><img src="/files/oGTlV1AbYzb6pRW68B3X" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Nesta página, você poderá visualizar e editar usuários externos já existentes clicando na :mag: ao lado deles, além de poder ver o Pin de Acessso. Para criar um novo, clique em **+ Novo registro.**

<figure><img src="/files/ZxCCwLjkhX9JHQeEv1nu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3. Preencha as informações:

* Nome;
* E-mail;
* Telefone (somente números);
* Situação:
  * Ativo
  * Inativo
* Observações/Anotações (se houver).

<figure><img src="/files/xLdIQxnvA78fR0J8VyDV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
O campo **Pin de Acesso** é gerado automaticamente após **Salvar** o registro. Você pode verificar um determinado Pin, na listagem dentro da página inicial de Usuários Externos ou clicando na :mag: para visualizar o usuário externo em questão.&#x20;
{% endhint %}

4. Ao clicar em **Salvar**, o sistema exibirá novas abas de configuração:

   * **Postos de Trabalho**: vincule um ou mais postos de trabalho a esse usuário externo.&#x20;

     * Para isso, em Postos de Trabalho, clique em **Adicionar Posto de Trabalho** > **Selecione o Posto desejado** > **Salvar.**

     <figure><img src="/files/ec4GD2iQxnqzhMD2O628" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

     * Para adicionar vários, basta **repetir o processo de seleção** quantas vezes desejar.

   * **Funcionários**: vincule um ou mais colaboradores específicos a esse usuário externo.&#x20;

     * Para isso, em Funcionários, clique em **Adicionar funcionário** > **Selecione o funcionário desejado** > **Salvar.**

     <figure><img src="/files/qeCpT9ZdN3u3JUHN7IIx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

     * Para adicionar vários, basta **repetir o processo de seleção** quantas vezes desejar.

{% hint style="warning" %}
**Importante:** caso você não vincule **nenhum posto de trabalho** nem **funcionário**, o usuário externo **não terá acesso a nenhuma informação**.
{% endhint %}

&#x20;:sparkles: **Pronto!** O usuário externo foi cadastrado com sucess&#x6F;**.** Agora ele já pode acessar os documentos e informações conforme as permissões que você definiu.

***

### Como um Usuário Externo acessa os documentos?&#x20;

1. O usuário externo deverá acessar: [https://sistema.facilitaponto.com.br/acessodocumentos](<https://sistema.facilitaponto.com.br/acessodocumentos >)&#x20;
2. Inserir o código da empresa, utilizar o Pin de Acesso gerado no momento do cadastro e clicar em **Entrar.**&#x20;

<figure><img src="/files/quupwIQNmUfIcqBLDEUH" alt="" width="349"><figcaption></figcaption></figure>

3. Na tela inicial, o usuário externo pode:
   * **Filtrar as informações** de acordo com sua necessidade;
   * **Visualizar documentos** relacionados aos funcionários e/ou postos de trabalho aos quais está vinculado.

<figure><img src="/files/KxP8xPPlMeN0Sbw19ud0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Ao clicar na :mag: para visualizar um documento, uma nova janela será aberto, na qual o usuário externo poderá:&#x20;

* Baixar arquivo;
* Visualizar as informações do documento;
* Se a sua empresa possuir o módulo de **Assinatura Simplificada**, será possível também **visualizar os dados da assinatura** nos documentos que já foram assinados pelos colaboradores.

<figure><img src="/files/RpmvUdTj5kt8GOI4aU9B" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

### Como Inativar/Excluir um Usuário Externo?&#x20;

1. &#x20;Acesse:  **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Usuários Externos**

<figure><img src="/files/oGTlV1AbYzb6pRW68B3X" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Selecione o usuário externo que deseja excluir/inativar e clique na :mag: ao lado dele.

* Para inativá-lo, basta alterar a **situação** de Ativo para Inativo e **Salvar**.

<figure><img src="/files/NcA7h9yYnJmrxQavMs30" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Para excluir, basta clicar em **Excluir** no fim da página e confirmar a exclusão, clicando em **Excluir**, no pop-up de confirmação.&#x20;

<figure><img src="/files/OMXzJTSw9KvuQjqKsrrh" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
**Importante:** Por padrão, **recomendamos inativar** usuários externos em vez de excluí-los. Dessa forma, o sistema mantém o **histórico de documentos permitidos**.
{% endhint %}


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://facilita-ponto.gitbook.io/facilita-ponto/mais/gestao-de-documentos/usuarios-externos.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.