# Tipos e Gestão de Documentos

[Prefere vídeo? Clique aqui](https://www.youtube.com/watch?v=k6llInI5amY)

Antes do envio de documentos, é importante **cadastrar os Tipos de Documento** que serão utilizados. Assim, o sistema organiza corretamente cada arquivo enviado ou armazenado.

### Como cadastrar Tipos de Documento?

1. Acesse: **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Tipos de Documento**

<figure><img src="/files/Wt51W3YJfpB17kgMt0IR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Nesta página, você poderá visualizar e editar Tipos de Documento já existentes clicando na :mag: ao lado deles. Para criar um novo, clique em **+ Novo registro.**

<figure><img src="/files/AoSPUBYILilW8ChC8TfU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3. Preencha as informações:

<figure><img src="/files/9p2Fi2zz8GSbGIDBLFS4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
**Acesso Restrito:**&#x20;

Ao marcar **“Sim”**, todos os arquivos cadastrados com esse tipo de documento ficarão disponíveis **apenas para gestores dentro do sistema**. Eles **não serão exibidos** no Portal do Colaborador nem no Acesso Externo a Documentos.

Utilize esta opção quando precisar **armazenar documentos de uso interno**, que não devem ser compartilhados com os funcionários ou usuários externos.
{% endhint %}

4. Clique em **Salvar**, para gravar o novo Tipo de Documento.

***

## Gestão de Documentos

Nesta aba, você pode **enviar documentos para os colaboradores** e também **armazenar arquivos da empresa** para registro e controle.&#x20;

{% hint style="success" %}
Se a sua empresa possui o módulo de **Assinatura Simplificada**, você pode solicitar que os colaboradores **assinem eletronicamente** os documentos enviados. Essa assinatura pode ser feita de forma rápida e prática, direto pelo celular, no **Portal do Colaborador**. Se quiser saber mais sobre este módulo, [clique aqui. ](/facilita-ponto/mais/assinatura-simplificada.md)
{% endhint %}

**Como acessar:** **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Gestão de Documentos**

<figure><img src="/files/dIQByJ9CqQb9encL7Nm5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nesta página, você pode:

* Filtrar e visualizar os documentos já enviados (clicando no ícone de lupa)
* Acompanhar o **status de assinatura** dos colaboradores (caso possua o módulo de Assinatura Simplificada)
* Realizar um novo envio, clicando em **Enviar documento**

***

### Como enviar um documento para os colaboradores?

Existem três formas de enviar documentos para colaboradores: **individualmente**, **em lote** ou **múltiplos documentos**.

Confira abaixo para que serve cada opção e como realizar o envio em cada caso.

#### Envio individual de documento

Indicado para o envio de documentos destinados a **um único colaborador**. **Exemplos:** férias, desligamento, advertências, entre outros.

1. Acesse: **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Gestão de Documentos**;

<figure><img src="/files/dIQByJ9CqQb9encL7Nm5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Clique em **Enviar documento**;

<figure><img src="/files/WMRGNGYabVYzVZFBQDHj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Preencha as informações:

* **Modo de envio**: escolha **Individual**;
* **Funcionário:** selecione o colaborador desejado;
* **Tipo de documento:** selecione um tipo previamente cadastrado;
* **Descrição:** informe um título ou identificação;
* **Período:** informe a data de início e fim (se aplicável);
* **Coletar assinatura:** caso utilize o módulo de Assinatura Simplificada, selecione se o documento deverá ser **assinado** ou **não** pelo colaborador;
* **Observações/Anotações:** campo opcional para informações adicionais;

<figure><img src="/files/MNKDgE5KXwHEf9HbB2PK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3\. Na seção **Arquivo**, anexe o documento que será enviado.

{% hint style="warning" %}
**Atenção:** Revise todas as informações antes de salvar. Após o envio, **não será possível editar os dados do documento**.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/bArwYqy6aBh9fjqCej8a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Por fim, clique em **Gravar** e confirme a ação no pop up, clicando em **Gravar** novamente, para enviar o documento ao colaborador.

<figure><img src="/files/KC16GzBn8NdPsiYLmadY" alt="" width="309"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Após o envio, é possível excluir o documento, se necessário. Basta clicar em **Excluir**, no canto inferior direito.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/Fz3VDcwGynfhoCUNsjyI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

#### Envio de documento em Lote

Indicado para o envio de **documentos gerais** para todos os colaboradores de um mesmo posto de trabalho. **Exemplos:** comunicados gerais, avisos de férias coletivas, entre outros.

1. Acesse: **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Gestão de Documentos**;

<figure><img src="/files/dIQByJ9CqQb9encL7Nm5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Clique em **Enviar documento**;

<figure><img src="/files/WMRGNGYabVYzVZFBQDHj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Preencha as informações:

* **Modo de envio**: escolha **Em Lote**;
* **Posto de Trabalho:** selecione o posto de trabalho cujos colaboradores deverão receber o documento.;
* **Tipo de documento:** selecione um tipo previamente cadastrado;
* **Descrição:** informe um título ou identificação;
* **Período:** informe a data de início e fim (se aplicável);
* **Coletar assinatura:** caso utilize o módulo de Assinatura Simplificada, selecione se o documento deverá ser **assinado** ou **não** pelos colaboradores;
* **Observações/Anotações:** campo opcional para informações adicionais;

<figure><img src="/files/BGjNVdcJwHafhoKFwywQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3\. Na seção **Arquivo**, anexe o documento que será enviado.

{% hint style="warning" %}
**Atenção:** Revise todas as informações antes de salvar. Após o envio, **não será possível editar os dados do documento**.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/3aUAW2GBpUm1dKSeb6HK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Por fim, clique em **Gravar**.

<figure><img src="/files/AHMOh0aGLvC9lP0U223l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Após o envio, é possível excluir o documento, se necessário. Para isso, clique no ícone de **visualizar (olho)** ao lado do colaborador e, na página aberta, clique em **Excluir**, no canto inferior direito. Repita o processo para quantos colaboradores desejar.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/tOe9GFlNVD298fplC8Wp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

#### Envio de Múltiplos Documentos&#x20;

Indicado para o envio de **documentos personalizados em massa**, permitindo enviar diferentes arquivos para um ou mais colaboradores de uma só vez. Para isso, é necessário nomear os arquivos utilizando o padrão: **matrícula-NomeDoArquivo.pdf**

**Exemplo:**\
`1223-holerite.pdf`

O sistema irá identificar automaticamente a **matrícula (antes do hífen)** e encaminhar o documento para o colaborador correspondente.

1. Acesse: **Mais** > **Gestão de Documentos** > **Gestão de Documentos**;

<figure><img src="/files/dIQByJ9CqQb9encL7Nm5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Clique em **Enviar Múltiplos Documentos**;

<figure><img src="/files/pJc6Z60ICsvY9mYYgFFc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Preencha as informações:

* **Tipo de documento:** selecione um tipo previamente cadastrado;
* **Descrição:** informe um título ou identificação;
* **Período:** informe a data de início e fim (se aplicável);
* **Coletar assinatura:** caso utilize o módulo de Assinatura Simplificada, selecione se o documento deverá ser **assinado** ou **não** pelos colaboradores;
* **Observações/Anotações:** campo opcional para informações adicionais;

<figure><img src="/files/gBQefgH7zhnuacAAVzwo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3\. Na seção **Arquivo**, anexe o documento que será enviado.

{% hint style="warning" %}
**Atenção:** Não esqueça do hífen (-) separando a matrícula do restante do nome do arquivo. Cada arquivo deve conter apenas uma matrícula.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/HMFMfPgEOKYaKl18acm7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Por fim, clique em **Gravar**.

<figure><img src="/files/AHMOh0aGLvC9lP0U223l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Após o envio, é possível excluir o documento, se necessário. Para isso, clique no ícone de **visualizar (olho)** ao lado do colaborador e, na página aberta, clique em **Excluir**, no canto inferior direito. Repita o processo para quantos colaboradores desejar.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/tOe9GFlNVD298fplC8Wp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

### Como o colaborador acessa os documentos enviados?

1. &#x20;No portal do Colaborador, selecione **"Visualizar Documentos".**

<figure><img src="/files/QdbzodNkwh0q8UWIWj9b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Na página, para abrir o documento, basta clicar em **Visualizar** e o arquivo já será aberto.&#x20;

<figure><img src="/files/cgoBAiXkhvRtudkZ7WHI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Caso você possua o módulo de **Assinatura Simplificada,** será possível visualizar também se é necessário assinar o documento e qual o status dessa assinatura. [Saiba mais aqui](/facilita-ponto/mais/assinatura-simplificada.md).
{% endhint %}


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://facilita-ponto.gitbook.io/facilita-ponto/mais/gestao-de-documentos/tipos-e-gestao-de-documentos.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.